创优达标的操作程序

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创优达标的操作程序
一、前期介入
企业在制定年度工作计划和工作目标时，应通过权衡企业所能提供的资源和在管项目的自然条件，确定是否参加当年的创优考评和选择几个项目进行创优达标。从而未雨绸缪，预做准备。
（一） 参评项目的选择
一般来说，选择参评项目主要应考虑以下因素：
1、 委托方的要求。如果委托中约定要创建达标且项目自然条件符合申报要求，就必须进行创建达标。
2、 企业规范管理、提升品牌的自身要求。如果企业希望通过参加创建达标提升管理水平，提高企业知名度，就应选择项目参与创建考评。
3、企业在管项目中如有基础条件好、符合申报条件的，应积极参加创建考评活动。
（二）企业调配资源
企业要达到预定的创优目标，必须配备相应的资源，包括组织资源、人力资源、财力资源、物资资源等。企业只有充分、合理地调度和利用资源，才能使其发挥最大功效。其中，确定创建主要负责部门是有效调配资源的关键。要作好调配资源工作必须注意以下几点：
1、 领导重视
企业领导对创建达标工作关注、支持、指导的程度关系到创建达标的成效。因此，企业主要领导应在创建的各个阶段予以高度重视，并要求机关相关部门经常到参评项目现场检查、指导，确保创建工作按计划进行。
2、 组织保证
为了加强对创优工作的领导，企业应成立由公司领导挂帅、机关有关部门负责人和创优项目负责人共同参加的创优领导小组；并指定一个部门作为创建主要责任部门。各参评项目亦应相应建立以负责人为首的创建工作小组，明确分工，责任到人。至此，企业便形成一个完整的系统工作网络，从组织上保证了创优工作的顺利进行。
3、 人员培训
创优达标几乎涉及到参评项目管理服务工作的全部内容，必须对员工进行贯彻标准培训，让每位员工都清楚创建的目的意义，明确创建达标的任务和要求，了解考评标准的内容及本人在创建工作中担任的角色。只有把全体员工的积极性、创造性充分调动起来，创建达标工作才有坚实的群众基穿?
4、 激励机制
创优达标工作具有时间紧、任务重、标准高、要求严的特点。为了确保创优达标目标的顺利实现，企业可采用相应的激励机制，如把创建工作成果与员工职位升降和奖金双挂钩等。尤其是进入项目初评阶段后，对整改的项目，要落实责任部门、负责人；对整改时间、整改效果作出明确规定并进行控制。这样，才能有效地激发各级组织和全体员工的创建热情和积极性。
（三）申报注意事项
1、 注意收集申报信息。
一般情况下，政府行业主管部门会在每年年初就当年的创优考评工作发出通知。企业可根据通知要求进行申报，并主动与行业主管部门取得联系，了解当年考评工作安排，以免因信息不灵而漏报。
2、 填写、呈送申报表。
企业确定参评项目后，应到政府主管部门领取申报表，并按照规定的时限填写报送到指定的接收部门。
3、 跟踪申报结果。
政府部门收到创优申请之后和组织检查考评之前，会对企业及申报项目的资格进行审
查，确认参评资格。企业应注意跟踪资格确认结果。
4、 逐级申报。
企业的申报程序是由低级向高级进行的，一般来说，应从区优起步，每通过一级考评验收后，再申请参加高一个级别的达标考评。
二、内部评定
在确定创优项目之后，企业应当立即组织相关部门和人员对其进行全方位的综合检查，对创优项目进行初次评定。
（一） 项目内部初评
初评应该是有计划进行的。内部初评时应明确以下几点：
1、 选用初评标准。内部检查考评应参照新颁布的国家示范小区标准，同时结合本企业的检查标准进行。
2、 明确牵头部门。由牵头部门负责组织初评的实施，包括检查评估的时间、参加考评的人员、检查的内容、顺序、考评结果的汇总等。
3、 选定检查人员。为了保证内部初评的质量，应从各专业选抽具有足够专业知识和丰富实践经验的人员参加检查。
4、 细致分组检查。一般分为：软件组（文件、资料、档案、培训等）、环境组、设备组（强电、弱电、电梯、锅炉等）、财务组。分组原则是：细致分工，宁重不漏。
5、 参评项目配合。受检单位应组织人员引导和陪同检查组进行检查，并认真做好记录。
6、提出整改方案。现场检查结束后，应以会议的形式，由各检查小组汇报检查发现，针对问题分析原因，提出整改意见；由初评牵头部门汇总意见并形成书面报告，提交给企业领导和受检单位。
（二） 项目持续改进
从项目初评到缺陷整改，其过程的长短和效果的优劣是由企业实力决定的。检查人员的水平、能力和态度决定着发现问题的数量和频次，而企业资源则决定着缺陷的整改程度及结果。在整改过程中应考虑以下问题：
1、 整改效果。整改效果并非单指实际效果，还应与检查标准联系综合考虑；可分三种：完全整改、部分整改、无效整改。这是缺陷整改前和提出整改方案时必须考虑的首要问题。
2、 整改时间。企业应考虑整改所需的时间，并尽量精确估计检查考评时间，使整改选择适当的时间开始和结束，能够达到事半功倍的效果。
3、 整改技术。对企业有能力解决的问题和无法解决的问题应及早分析、确认；在计划安排上，应先将本身无法解决的问题外委解决。整改中应注意控制成本、质量和工期。
4、 二次自查。整改工作要分清轻重缓急，全面展开。由于工期的不同，各责任部门和责任人都必须按时完成并保证质量。单项整改完成后，验收小组应进行验收。全部整改项目基本完成时，企业应再次组织内部检查考评。通过不断的检查和整改，促进项目的持续改进，直到符合标准的要求。
三、软件准备
完善软件和整改硬件构成了创优达标工作的主题，这两项工作贯穿于创优达标的整个过程，但在不同的阶段侧重点不同。前期准备阶段以软件为主，后期整改和巩固阶段以硬件为主。
软件是企业为保证管理、服务有效运行，维持物业正常运行而采取的行为。这种行为包括：收集资料、引用法规、编制制度、实施活动等。创优过程中软件准备主要是迎检资料的准备，即：将考评标准的全部内容转化成相关主题的资料。在这一过程中涉及到档案整理、制度编制、文件修订、表格制作、数据处理、图文记录等。
在准备迎检资料过程中应把握以下几点：
（一）资料整理人员的选择和培训迎检资料的编制工作量大、时间紧、质量要求高，因此，要在参评项目管理人员中选择文化程度高、文字工作能力强的同志专门负责迎检资料的编制工作。为了取得经验、提高效率、少走弯路，可将选定的人员派到已完成创建达标的单位现场取经，或聘请专家进行培训和指导。
（二）编制迎检资料总目录
迎检资料总目录象当于整个资料的纲，通过编制总目录，理出资料编制的线条，再根据目录逐项进行资料的收集、整理。编制目录时应考虑与参评项目的类型及相应标准的要求相一致。根据物业类型不同，为了能与考评标准相对应，建议将小区迎检资料的总目录分为8册；大厦的总目录分为9册。工业区的总目录可参考大厦总目录进行编制。总目录力求简练，分目录则应详细。制作目录的目的是便于检索。合理的目录能够保证资料整理工作的顺利进行，因此企业首先应注意目录的制作。
（三） 广泛收集资料
创优资料不仅涉及到物业管理的方方面面，而且涉及到物业规划设计、建设施工、交竣工验收阶段形成的资料等，范围广、数量大，完整收集难度大。因此，要充分发动相关部门和相关人员，积极配合，大力协作，力争把资料收集完整、齐全。
（四） 细心整理资料
对已收集上来的资料，要对照考评标准和总目录进行分类、编辑、整理、成册、归档。具体整理过程中应注意：
1、 电脑和软盘存储的创优资料应指定专人妥善保管，非指定人员不得随意拷贝和删除。
2、 应考虑人员变动因素，将创优工作向“格式”化转变，形成一套完善的资料保管系统，在人员发生变动的情况下仍能继续进行迎检资料的准备、更新工作。
3、 尽可能利用已有的档案资料和制度化文件（如ISO9000质量体系文件等），以减少文件资料的起草、复印量，节约时间和资源并保证清晰。
4、 正确识别考评标准中的硬件与软件检查范围，目录应与检查标准对应，突出检查的重点，覆盖所有检查点。
5、 分项目录应细分列项，可利用明显标识加以隔离，如彩色隔页纸或标签等。
6、 资料的打萤?复印，要注意格式规范、清晰美观，不应有破损。
7、 在日常填写记录时，按表格设计要求及时、准确、全面、清楚填写。
8、 整理、装订时，要使用统一的资料夹，每一册封面要有标识，册内的资料装订要整齐、统一、美观。
9、 与时间紧密相关的分项资料，如社区文化记录、业主委员会成立过程记 录、员工花名册等，应按由近到远的时间顺序装订，以方便考评人员查找。
四、硬件准备
硬件是指软件运行的环境，包括楼宇建筑及配套设施、设备等。创优达标不是朝夕能完成的，尤其是一些硬件方面的要求，很难在较短的时间内完成，故创优项目必须提前准备，从日常做起，按高标准进行必要的管理。创优达标硬件准备是在项目接管后，依照国优标准及企业规定对项目的硬件进行整改、完善、维护及管理的工作。下面阐述的硬件准备是指确定创优项目后，企业在日常管理基础上，对硬件加以提高和改进的工作。
（一）全员参与，周密计划
硬件准备是庞大而复杂的工作，要求参评项目负责人在整个整改、完善过程中，充分发挥领导艺术及沟通协调才能，动员所有员工自觉的参与硬件准备工作。为了达到预期的目标，项目负责人应做到：
1、 具有全局观念。在创优达标的硬件准备工作中，应在对物业管理工作全面了解的基础上，通盘考虑，统筹安排，防止疏漏和顾此失彼。
2、 加强计划性。在企业内部初评后，根据缺陷的数量、整改难度等，分清轻重缓急，制定出详细的整改完善计划，按计划、有步骤地抓好落实。
3、 注意跟踪检查、督导。在计划实施的过程中，应定期跟踪检查，发现
问题要及时了解情况，分析原因，制定改进措施，并督促相关单位和部门整改。
（二） 实施的细节与注意事项
国优标准对硬件达标的要求作了总体的描述，在此，仅对共用设施设备管理的实施细节与注意事项加以说明：
1、 共用设备。共用设备包括供电、给排水、电梯、消防、治安监控等设施设备。在硬件准备中，首先应检查共用设备能否正常运行，这是创优考评中的重点，也是创优硬件准备工作的重点。其次是检查设备设施安全防护措施是否齐备。例如：设备运行环境（温度、湿度等）是否符合要求；配电系统接地是否可*；设备房内配备的消防设施在数、质量上是否足够；水池、水箱入孔和通气孔有否安沙网等。再次是检查设备房的环境。包括设备房内无杂物；地面墙面平整；通风满足要求，设备油漆完整、无锈迹；标识、标牌清晰；管理制度、操作规程上墙；配电房、水泵房和消防中心等绘有系统图等。
2、供电设施设备。供电设备包括大厦进线高压电缆、高压环网柜、变压器、低压配电柜、电缆、发电机等；供电设施包括配电房、电缆井、发电机房等。
（1） 配电房
A、 防鼠措施。挡鼠板50cm高，表面光滑，材质坚硬。电缆穿墙孔应规则，并用防火材料封闭。
B、 防水措施。电缆沟内没有积水。配电房若地势较低，应在门口建门槛，可代替防水挡板。
C、 防虫措施。对于有窗通往室外的，应有细纱窗。
D、 防火要求。配电房房门为甲级防火门并配有闭门器，防火门可自动关闭。在易于发现和提取的位置配有灭火器（适用于扑灭电器火灾）和CO2灭火系统。
E、 机房。整洁，无杂物；地面、墙面平整、干净；高压、低压操作工具摆放整齐、有序。
F、 配电柜。柜面清洁无灰尘，指示灯指示正常，开关状态正确，联络开关机械连锁、电器连锁工作正常，柜门关闭严密，抽屉式开关柜要求推入或拉出灵活，其机械闭锁可*。柜内无明显灰迹，各连接件螺丝紧固，电缆标识正确，母排绝缘层完好，项序标识正确，各计量表（电能表，电流表，电压表）计量正确。电容补偿柜工作正常，功率因数0.90以上。
G、 标识正确。配电房有标识，设备编号与设备统计表中一致，开关柜功能标识正确，指示灯标识正确，附属工具有标识，有高压危险标识，配电房有高压系统图、低压系统图。
H、安防。配电房接地排呈环状，安装要“横平竖直”，油漆黄绿相间。配电柜柜体接地良好，配电柜前后铺有绝缘胶皮。
（2） 发电机房
A、 机房环境。机房环境整洁，无灰尘；发电机无锈迹、脱漆，有防噪音措施。
B、 发电机。转换开关处于自动状态；发电机手动、自动可以启动；无漏油、渗油和漏烟现象，运转时各指示仪表指示正常。
C、 安全防护。喷雾（CO2）系统正常，配备灭火器（可扑灭油、电器火灾），油箱底部有沙池并有干沙。
创优项目通过以上方式对标准加以理解，确保项目的硬件环境能够达到相关要求，以保证硬件准备工作的完成。
五、迎接考评组
（一） 接待工作
接到考评的准确时间通知后，企业的主要领导应率领相关工作人员提前到达考评现场迎候考评组。
1、全体受检人员着装要分工种统一，佩带工作证，仪容端庄，精神饱满。
2、接待、汇报现场的布置要求做到整洁、明亮、宽敞、舒适，能够烘托出创建的氛围。
3、考评组到达后，接待要热情，礼节礼貌要周到。
（二） 汇报工作
汇报工作包括落实汇报人员、提供汇报材料等。
口头汇报通常由项目主要负责人担任。负责口头汇报的人员，要求十分熟悉项目的管理运作情况和创建的全过程。汇报时要语言流畅，条理清楚，突出重点，控制好时间。切忌照本宣科，吞吞吐吐。
提供的汇报资料一般包括项目创建工作情况汇报材料、创优方案、创优达标资料总目录等，一式10~15份为宜。另外，制作装订要求外观精致、美观，内容实在、精练、准确，排版规范，字迹清晰。
（三） 现场陪同
现场陪同是指受检企业为保证检查工作顺利进行，安排管理和技术人员陪同、引领、配合考评组进行现场考评。企业现场陪同人员应注意：
1、 分清主次。陪同人员应配合检查人员而不是引导检查人员检查。
2、 准确分工。针对检查人员专业分组情况，确定相关专业人员陪同并携带相关物件。
3、有问必答。陪同人员在陪同过程中，应准确记录考评人员检查中所提到的问题。对考评组要有问必答、有理有据、切合实际，切记不可避重就轻或信口开河。
（四） 考评情况汇总
一般情况下，现场检查结束后，考评组要向受检单位通报考评情况并提出希望和要求。此时，应安排人员进行记录。对考评人员指出的问题，必要时可适当进行解释，同时要明确表态，对考评组指出的问题提出具体的整改措施和完成整改的时限。
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