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物业公司业户档案管理标准作业规程

日期:04-17 01:21:41|b9b8学习网| http://www.b9b8.com |规则方案|人气:608

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1、目    的:规范业户档案的保管与跟踪工作。

2、适用范围:适用于物业公司业户档案的保管与跟踪工作。

3、职    责:客户服务中心经理负责监控业户档案保管与跟踪工作。

             物业主任/主管负责依照本规程具体实施业户档案的保管与跟踪。

4、程序要点

4.1 业户档案内容,分为三大部分:分别为楼宇的基本资料、楼宇的装修资料和楼宇的其它资料。   

4.2 档案夹的制作:

     4.1.1根据档案夹的规格准备相应有档案标签纸。       

4.2.2 在档案标贴纸上原本印出标准字体的档案类别名称。

4.2.3 将制作好的档案标贴在档案盒(夹)在侧立面距顶部3CM位置上,

并排列在档案柜中。

   4.3 业户档案的制作:

        4.3.1 准备适量的26CM×34CM左右尺寸的档案袋。

         4.3.2 将写在“楼层号、房号”的标贴纸贴在档案封面上。

   4.4 将业户的有关资料存放在相应的档案内。

   4.5 将业户的档案袋楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。

   4.6 按档案盒(夹)内的各业户的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业户

档案目录》内,内容包括:业户姓名、地址、收楼时间、面积等栏目。

 4.7 业户档案的跟踪

 4.7.1    当发生一列情况变化时,台接待员(档案员)应将变化情况记录在业户档案中;

       a)通讯电话联络方式发生变化时;

    b)业户发生更替时;

4.. 8    业户档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报部门经理批准,经前台接待员

(档案员)办理登记手续方可查阅。

4.9 业户档案应永久保存。

4.10 具备电脑办公系统的可以将各业户资料输入电脑进行管理。

4.11 本规程执行情况作为客户服务中心档案员绩效考评的依据之一。

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