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物业公司部门文件归档管理管理标准作业规程

日期:04-17 01:21:40|b9b8学习网| http://www.b9b8.com |规则方案|人气:625

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1、目    的:规范部门文件的管理、保存工作及便于查阅。

2、适用范围:适用于部门的所有往来文件及资料的管理、保存及查阅。

3、程序要点:

3.1 文件归档的方法:

3.1.1 部门文件的归档采用夹式文件夹。根据文件的内容、种类在盒式文件夹的侧面粘贴统一格式、尺寸的标签纸。

3.1.2 将需要归档的文件按照内容、种类等进行大分类,如:收文、发文等。然后按照日期顺序进行排列,并在每一份文件的首页右上角标注该文件的卷内编号。

3.1.3 将已经进行了分类的文件,按照其实际内容制作与之相应的目录表,目录表要求统一格式,需包含:文件类别名称、文件名称、文号、收/发文日期、卷内编号、备注等项目。

3.1.4 将已制作的目录表置于每一类文件的首页,并按照分类将文件及目录整齐地装订后归入夹式文件夹内。盒式文件夹内用贴有名称标签的分页纸将不同类别的文件进行区分。

    3.2 归档文件的分类原则

        3.2.1 所有文件分为对内、对外两部分;内、外文件又可分为收文、发文两大类别。

        3.2.2 文件夹内按照部门、内容或文种分成小类别。

        3.2.3 大业户单独设立文件夹,文件夹内按内容、文种等区分成小类。

        3.2.4 小业户则按照楼层、商铺位置,归纳为一个文件夹;文件夹内再按照业户名称进行区分。

        3.2.5 专项事务设立独立文件夹。

    3.3 文档的管理及查阅

        3.3.1 文档中的文件应每年清理一次,过往的文件应另行保存。

        3.3.2 便于查阅是文件归档的目的之一,因此需查阅文档时,可依据目录指引。查阅完毕后,应依据文件的卷内编号,将其整齐地摆放至原位。

        3.3.3 新增的文件需要归档时,应依据其内容、文种等,在右上角标上卷内编号后,再将其归入相应的文件夹,并及时在该类文件的首页目录中添加相关内容。

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