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总办公室各项规章制度

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总办公室各项规章制度

 
总办规章制度

一、     文件规范制度

1、          大厦所有正规对内、对外文件、报告、印刷品、口头称谓等,一律统一为“海天大厦”或“大厦”不得使用其它称谓。

2、          海天大厦所有正规对内、对外文件、报告、印刷品、口头称谓、会议排座等,凡涉及到依次罗列各部门的,均按下列标准称谓和顺序排列:总经理办公室、财务部、人力资源部、餐饮部、康乐部、房务部、营销部、采购部、动力工程部、管家部、保卫部。

3、          海天大厦所有文件,凡需呈报总经理的,均需按文件类别,填写相应的文件处理表格由总办呈报。(表格见附件)

4、          文件编号规定:以海天大厦名义发放或存档的文件,编号为:海天大厦(   )年经字第(  )号。部门之间可以互相使用工作联络函。

二、    档案管理制度

1、          随时收集各部门办理完毕的文件,按类别分类存放,翌年经检查齐全后,整理立卷归档。

2、          文件整理原则:

(1) 在档案夹里按类别清楚的标明文件内容,对每一份文件都清楚的注明它归入的档案类目。

(2) 归档注意整洁,归档前先把资料进行分类,把材料按类别分组装入一个待办卷宗,以便归档时,所有材料都能随手而得,避免盲目的查找。

(3) 立卷按永久、长期、短期分别组卷;卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起。

(4) 及时在电脑里做好文件的存档记录,以便于查找。

(5) 每天都进行清理归档,以资料堆积。

(6) 每年全面整理一次档案,及时将不必要保存的材料列清单交领导批准后进行销毁。

(7) 熟悉自己管理的档案,了解各部门的归档制度。

3、          在档案文件装订前,要拆除金属物,做好文件材料的检查,对破损或褪色的材料,要用纸加衬边;纸面过大的书面材料,要按宗卷大小折叠整齐;对字迹难以辩认的材料,应当附上抄件;案卷标题要标明作者、问题或名称,文字要简练、确切,用毛笔字或钢笔字书写,字迹端正。

4、          根据卷内文件之间的联系,进行系统排列、编号、编制案卷目录。

5、          注意做好保密工作,档案柜要坚固,做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

6、          每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。

7、          对于已失去作用的档案材料要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真鉴定,确定销毁的档案材料必须列册登记,送领导审批后方可销毁。

8、          销毁档案材料时,必须指派专人监销,防止失密。

三、    档案文件借阅规定

1、          借阅档案(包括文件、资料),必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅;秘密级以上的档案文件必须经过大厦总经理批准后方可借阅。

2、          重要文件不能借出,只供在总办阅读;一般文件及资料可借出。

3、          借阅期限不得超过两个星期,到期必须归还,如需再借,需办理再借手续。

4、          借阅档案的人员必须爱护档案,要保证档案的安全与保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。否则,按违反保密法追究当事人责任。

5、          借阅档案归还时必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告领导。

6、          外单位借阅档案,应执有单位介绍信,并经总经理批准后方可借阅,但不能带离总办。

7、    &n

www.b9b8.com bsp;     外单位摘抄卷内档案,应经总经理同意;对摘抄的材料要进行审查、签章。

四、    车辆管理制度

1、          出车制度

(1) 驾驶员出车前必须认真检查车辆状况,自检本车确认技术性能良好,方可出车。

(2) 客人上车后,要检查车门是否关好(有行李的要检查行李是否放好,尾盖是否关好,如行李多尾盖不能关合,除了检查行李是否摆放牢固,还要提醒客人注意看好行李,以免中途丢失)。

(3) 行驶中,如遇赶时间,司机不能违反行车速度规定而超速行驶,以免出现意外。同时要向客人或内部经办人解释(不违反规定,在可能的情况下应满足客人的要求)。

(4) 在途中,如总办电话召车,应马上向总办报告车辆所在位置和现在工作任务的完成情况,在完成现有的任务后,应立即按总办提供的地点、联系方式,驱车去完成新的任务。

(5) 行驶中,如发现车有异常,应马上停车检修,如不能解决,应即电告总办讲明情况,由总办决定是否派车救助。

(6) 收车后,清洗车辆,检查车内是否有遗留物品,然后把车开回停车场放好,关窗落锁。

2、          车容标准

(1) 全车外壳完整无损,车身漆皮光亮,无浮尘、无油污、无泥水痕迹,前后挡风玻璃无破损裂痕,玻璃明亮,电镀件光亮完整,轮胎及装饰框清洁、完整。

(2) 车厢内无浮尘杂物,脚垫齐全无脚印,头垫椅套平整清洁,不缺不破,每三日需更换清洗一次。

(3) 车厢内不得放置私人杂物(书报、杂志、饮料、衣物、玩具等),不得放置装饰品及迷信用品,不得张贴任何宣传广告品(“禁止吸烟”标志除外)。

(4) 引擎无浮尘无油污,行李箱整齐清洁,不能放任何物品在行李箱内,车辆日常需用的清洁物品应按标准放置。

3、          司机仪容标准:

(1) V.I.P.司机执行任务时,应穿酒店配备的礼宾制服,制服要平整,不得起皱,衣扣齐全,肩章完好;

(2) 穿着礼宾服时,配戴肩章、白色手套,戴大沿帽,衣着整洁无异味。

(3) 不准缠袖,不准卷裤腿,不得在公共场所吸烟或吃东西。

(4) 按酒店对员工的仪表要求梳理整齐。

(5) 在接待宾客前24小时不能吃异味食品以保持口腔无异味。


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